Zeiterfassung: Was Du wissen musst als Unternehmer
Die Erfassung von Arbeitszeit ist in Deutschland ein essenzielles Thema, das Unternehmer nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Sie sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber vor rechtlichen Auseinandersetzungen. Doch Arbeitszeiterfassung: Was Du als Unternehmer wissen musst, welche Regelungen gelten konkret, und wie kannst Du als Unternehmer sicherstellen, dass Du alle Anforderungen erfüllst?
In diesem Beitrag gebe ich Dir einen umfassenden Überblick über die aktuellen gesetzlichen Grundlagen und die Herausforderungen.
Auch einen Rat aus der Praxis, was Du jetzt tun kannst, um Dein Unternehmen rechtlich auf sichere Beine zu stellen.
Arbeitszeiterfassung: Ein Muss für jeden Betrieb?
Ganz klar: Ja! Die Grundlage für die Arbeitszeiterfassung ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das die Rahmenbedingungen für Arbeitszeiten in Deutschland vorgibt. Es besagt, dass Du als Arbeitgeber verpflichtet bist, Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen, zu erfassen. Diese Pflicht dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmer, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden und regelmäßige Pausen eingehalten werden.
Aber ist das alles? Nein, denn die rechtliche Situation hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert und viele Unternehmer wissen es noch nicht.
Die neue Rechtslage: EuGH-Urteil verändert die Spielregeln
Ein wegweisendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 hat die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung in Deutschland neu entfacht. Der EuGH entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Mit diesem Urteil geht der EuGH deutlich weiter als das deutsche Arbeitszeitgesetz, welches nur die Erfassung von Überstunden vorschreibt.
Was bedeutet das konkret für Dich?
Du musst ein System etablieren, das alle Arbeitszeiten vollständig und verlässlich erfasst. Nicht nur die Überstunden, sondern auch die reguläre Arbeitszeit. Dieses Urteil hat viele Unternehmen in Deutschland aufgeschreckt, da die praktische Umsetzung oft komplexer ist, als es auf den ersten Blick scheint und meist mit zusätzlichen Investotionen verbunden ist.
Zeiterfassung: Was Du wissen musst-Welche Möglichkeiten gibt es?
Es gibt verschiedene Methoden, um Arbeitszeiten zu erfassen. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, je nach Größe Deines Unternehmens und den individuellen Bedürfnissen Deiner Mitarbeiter. Hier ein kurzer Überblick über die gängigsten Lösungen:
- Elektronische Zeiterfassungssysteme
Viele Unternehmen setzen auf digitale Systeme, bei denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Chipkarte, Fingerabdruck oder sogar per Gesichtserkennung erfassen. Diese Systeme bieten oft eine einfache Handhabung und eine direkte Integration in die Lohnbuchhaltung. So ein System benutzen wir z.B. Auch und ich kann es nur empfehlen. - Manuelle Aufzeichnungen
Vor allem in kleineren Betrieben oder für bestimmte Mitarbeitergruppen sind auch manuelle Aufzeichnungen üblich. Das kann eine Excel-Tabelle oder sogar ein handschriftliches Notizbuch sein. Diese Methode ist jedoch anfälliger für Fehler und erfordert zusätzliche Kontrolle. Hier gibt es einige Vorlagen im Internet. - Mobile Apps
Immer beliebter werden Apps zur Zeiterfassung, die Mitarbeitern eine flexible Erfassung ihrer Arbeitszeit ermöglichen. Besonders bei Remote-Arbeit oder Außendienstmitarbeitern ist dies eine praktische Lösung. Durch GPS-Tracking kann zudem die Anwesenheit an bestimmten Arbeitsorten überprüft werden.
Auch bei der Möglichkeit 1. sind diese Apps oft ein Bestandteil.
Vertrauensarbeitszeit: Mehr Freiheit für Mitarbeiter, aber nicht ohne Erfassung
Ein Sonderfall ist die Vertrauensarbeitszeit. Hierbei verzichtest Du als Arbeitgeber auf eine genaue Kontrolle der Arbeitszeiten und vertraust darauf, dass Deine Mitarbeiter ihre vertraglichen Pflichten erfüllen. Allerdings entbindet dieses Modell nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Du musst also trotzdem sicherstellen, dass die Arbeitszeiten dokumentiert und die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
Das könnte z.B. durch regelmäßige Stichproben oder Selbstauskunftssysteme geschehen, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich erfassen. Das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist hier besonders wichtig. Aber auch Vertrauen braucht klare Regeln.
Herausforderungen für Unternehmen: Was bringt die Zukunft?
Die Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung in deutsches Recht steht noch aus, doch schon jetzt bereitet das Thema vielen Unternehmen Kopfzerbrechen. Besonders die Einführung eines neuen Systems zur Arbeitszeiterfassung stellt viele Betriebe vor Herausforderungen. Flexibilität und Effizienz müssen gewährleistet sein, ohne dabei gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen.
Der Druck auf Unternehmen steigt mal wieder, denn die Gesetzeslage wird sich bald ändern!
Und aus unserer aller Erfahrung bedeutet es meist leider, dass die Regeln strenger und klarer gefasst werden als, dass es eine Entlastung geben würde.
Pausen und Ruhezeiten: Gesundheit geht vor
Auch Pausenregelungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitszeitgesetzes. Hierbei gelten folgende Vorgaben:
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden muss eine Pause von mindestens 30 Minuten gewährt werden.
• Bei Arbeitszeiten von mehr als 9 Stunden erhöht sich die Pausenzeit auf 45 Minuten.
Wichtig ist: Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit und müssen nicht vergütet werden.
Sie dienen ausschließlich der Erholung und sind gesetzlich vorgeschrieben, um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu schützen.
Nacht- und Wochenendarbeit: Besondere Regelungen für außergewöhnliche Zeiten
Wenn Deine Mitarbeiter in der Nacht oder am Wochenende arbeiten, gelten besondere Regelungen:
• Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden in der Zeit zwischen 23:00 Uhr und 6:00 Uhr umfasst.
• Die Arbeitszeit von Nachtarbeitern darf in der Regel 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann jedoch auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von vier Wochen im Durchschnitt nicht mehr als 8 Stunden werktäglich gearbeitet werden.
Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen nicht beschäftigt werden.
Doch auch hier gibt es branchenspezifische Ausnahmen, etwa für den Pflegebereich oder den öffentlichen Dienst.
Zeiterfassung: Was Du wissen musst-Flexible Arbeitszeitmodelle
Das Arbeitszeitgesetz erlaubt zahlreiche Ausnahmen und flexible Modelle, solange der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gewährleistet bleibt. Besonders interessant sind:
- Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
Diese können abweichende Regelungen treffen, z.B. eine Verlängerung der täglichen Arbeitszeit auf über 10 Stunden, wenn ein wesentlicher Teil der Zeit aus Bereitschaftsdiensten besteht. - Notfälle und außergewöhnliche Situationen
Bei unvorhergesehenen Ereignissen oder zur Vermeidung unverhältnismäßiger Schäden darf der Arbeitgeber von den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes abweichen. - Branchenspezifische Ausnahmen
Für bestimmte Branchen wie Landwirtschaft, Pflege oder den öffentlichen Dienst gelten besondere Regelungen, die die Arbeitszeiten flexibler gestalten.
Es ist also durchaus möglich, auf die spezifischen Bedürfnisse Deines Unternehmens und Deiner Branche einzugehen und gleichzeitig die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu beachten.
Fazit zu Zeiterfassung: Was Du wissen musst als Unternehmer
Zeit für eine Überprüfung Deines Systems zur Arbeitszeiterfassung! Die Arbeitszeiterfassung bleibt ein zentrales Thema für Unternehmer und wird in den kommenden Jahren noch an Bedeutung gewinnen. Die gesetzlichen Anforderungen sind bereits streng und werden in Zukunft noch präziser. Es ist daher von größter Bedeutung, dass Du Dein System zur Arbeitszeiterfassung regelmäßig überprüfst und ggf. anpasst.
Was bedeutet das für Dich als Unternehmer?
Zeiterfassung: Was Du wissen musst-> Spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Dein Unternehmen zukunftssicher zu machen. Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt Dich und Deine Mitarbeiter. Bei “Die Erfolgsbringer” bieten wir Dir maßgeschneiderte Lösungen an, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch Deine internen Abläufe optimieren.
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