DSGVO Aktenvernichtung: So vernichten Sie Ihre Unterlagen rechtlich sicher

DSGVO Aktenvernichtung ist eines der Themen die die neue EU-Datenschutzgrundverordnung am 25.052018 mit sich gebracht hat.
Personenbezogene Unterlagen müssen nach bestimmten Vorgaben vernichtet werden, um sie auf die endgültige Entsorgung vorzubereiten. Wie Sie Ihre Aktenvernichtung selbst vornehmen können und sich dabei rechtlich auf der sicheren Seite befinden erläutern wir Ihnen hier im Beitrag.

Was muss bei der DSGVO Aktenvernichtung beachtet werden?

Sämtliche Unterlagen, die personenbezogene Daten beinhalten und Ihnen nicht in digitaler Form vorliegen, müssen ganz klassisch per Hand vernichtet werden.

Nach Angaben des TÜV Süd gelten dabei die Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Diese regeln, wie klein die Datenträger (insbesondere Akten) zerkleinert werden müssen, bis man sie rechtlich sicher entsorgen darf.

Akten die personenbezogene Daten enthalten, müssen mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Dies betrifft z.B. Personaldaten, Steuerunterlagen, Umsatzdokumente und Bewerbungsunterlagen. Für Patientendaten oder Kanzleidaten trifft schon die Sicherheitsstufe 4 zu.

Was muss ich beim Kauf eines Aktenvernichters gemäß DSGVOAktenvernichtung beachtet werden?

Einige Aktenvernichter, die man im Handel bekommt, besitzen bereits einen Hinweis, ob sie der DSGVO entsprechen.

Die Geräte sind grundsätzlich mit einem individuellen Schneidewerk ausgestattet, welches aktiviert wird, sobald ein Papier bzw. eine Akte in den dafür vorgesehenen Schlitz eingeführt wird. Sobald sich keine Materialien mehr im Schneidewerk befinden, hört die Mechanik selbstständig auf zu arbeiten. Auf diese Weise findet kein unnötiger Stromverbrauch statt. Je nach Modell muss der Aktenvernichter vor Inanspruchnahme im Voraus eingeschaltet werden. Es gibt jedoch auch Geräte, die automatisch in den Standby-Modus schalten und somit jederzeit bereit sind.

Ein wichtiges Merkmal, dass für die Qualität maßgeblich ist, ist der Schnitttyp des Schneidewerks. Standartmäßig kommt bei den Geräten der sogenannte horizontale Streifenschnitt zum Einsatz. Dabei wird das Papier gleichmäßig in einzelne Streifen geschnitten. Je nach Sicherheitsstandard handelt es sich dabei um breitere oder eher dünnere Streifen.

Für eine deutlich sicherere Vernichtung ist allerdings die Partikel- oder Kreuzschnitt Schneidetechnik. Bei dieser Methode zerschneidet das Gerät das Papier nicht nur in der Horizontale, sondern auch in die Vertikale. Der Vorteil liegt darin, dass es sich hier im Ergebnis um winzige Papierschnipsel handelt, die kaum mehr zusammengesetzt werden können.

Welche Sicherheitsstufe für Ihr Unternehmen in Frage kommt und wie klein Sie Ihre Unterlagen schreddern müssen erfahren Sie hier:

Sicherheitsstufe 1

gilt für allgemeines Schriftgut

Die erste Sicherheitsklasse ist auch gleichzeitig die niedrigste. Der empfohlene Anwendungsbereich ist grundsätzlich das Home Office, da Privatpersonen meist nicht an strenge Regelungen und Datenschutzrichtlinien gebunden sind.

(bei Streifenschnitt max. 12 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 1000 mm² Partikelfläche)

Beispiel: private Unterlagen

Sicherheitsstufe 2

gilt für internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut

Auch die zweite Sicherheitsstufe bedient einen relativ geringen Sicherheitsstandard. Geräte mit dieser Klassifizierung sind ebenfalls hauptsächlich für private Haushalte geeignet, um vertrauliche Dokumente und Datenträger unkenntlich zu machen.

(bei Streifenschnitt max. 6 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 400 mm² Partikelfläche)

Beispiel: ausgedruckte E-Mails

Sicherheitsstufe 3

gilt für vertrauliches Schriftgut 

Die Aktenvernichter der dritten Sicherheitsstufe sorgen für eine verlässliche Vernichtung vertraulicher Dokumente und können in vielen Büros eingesetzt werden.

(bei Streifenschnitt max. 2 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt max. 4 mm Breite
auf max. 60 mm Partikellänge (240 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt jedoch (wie Kreditkarten oder Mikrofilm): max. 1 mm² Partikelfläche)

Beispiel: Steuerunterlagen und Umsatzdokumente

Sicherheitsstufe 4

gilt für geheimzuhaltendes Schriftgut

Ab Sicherheitsstufe Nummer vier steigen die Ansprüche und Standards rasant an. Zum Einsatz kommen entsprechende Aktenvernichter in Büros, die mit sensiblen, persönlichen Daten arbeiten.

(bei Partikelschnitt max. 2 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (30 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt: max. 0,5 mm² Partikelfläche)

Beispiel: personenbezogen Dokumente wie Personalakten

Sicherheitsstufe 5

gilt für maximale Sicherheitsanforderungen

Die fünfte Sicherheitsklassifizierung beschäftigt sich mit Daten, die nach den offiziellen Vorschriften geheim zu halten sind. Diese Klasse ist ideal für die Vernichtung von Patientenakten, personenbezogenen Daten und auch Prozessakten

(bei Partikelschnitt max. 0,8 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (12 mm² Partikelfläche); bei Kunststoffen gilt: max. 0,2 mm² Partikelfläche; auch zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung und Fasern sind erlaubt)

Beispiel: Prozess- oder Patientenakten

Sicherheitsstufe 6

gilt für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen

Die höchste Sicherheitsstufe ist für die Vernichtung von streng geheimen Dokumenten und Datenträgern geeignet.ür geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen

(Cross Cut: max. 1,0 mm Breite auf max. 5,0 mm Partikellänge (5 mm² Partikelfläche) und zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung und Fasern sind erlaubt)

Beispiel: Unterlagen des Geheimdienstes oder Militärs

Sicherheitsstufe 7

TOP Secret Hochsicherheitsdaten